Modul Mitarbeiter-Intranet
Das Mitarbeiter-Intranet von Kernorga bringt Handbuch, Aktuelles, Formulare und Einarbeitung an eine Stelle, die jede Kollegin am Handy öffnen kann. Und Sie sehen, wer eine wichtige Nachricht gelesen hat.
Träger mit mehreren Einrichtungen, Betriebe mit Teams auf Baustelle, in Gruppen oder im Außendienst
Handbuch, Aktuelles mit Lesebestätigung, Formulare und Dokumente, Einarbeitung, Team, Abwesenheitsmeldung, Suche
Lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen, ohne App-Store
Mit eigenem Passwort oder mit dem dienstlichen Microsoft-365-Konto.
Die Leitung schreibt direkt im Intranet. Einen Zugang zur Verwaltung der Website braucht sie nicht.
Server in Deutschland. Ihre Daten liegen getrennt von allen anderen Kunden, in einem eigenen System mit eigener Datenbank.
Jeder Träger hat eines. Meist als Ordner im Büro der Leitung, als PDF auf einem Laufwerk oder als Sammlung von Mails mit dem Betreff „WICHTIG". Wenn die neue Kollegin im Frühdienst wissen will, wie die Medikamentengabe geregelt ist, hilft ihr keines davon.
Im Intranet ist das Handbuch in Bereiche gegliedert und durchsuchbar. Die Suche geht über alles: Handbuch, Aktuelles, Formulare. Ändert sich eine Regelung, ändert die Leitung den Text an Ort und Stelle, und ab dem Moment lesen alle dieselbe Fassung. Formulare und Dokumente liegen nach Kategorien sortiert daneben, vom Urlaubsantrag bis zur Unfallmeldung.
Manche Nachrichten müssen ankommen: die geänderte Schließzeit, der neue Hygieneplan, die Sperrung auf der Baustelle. Im Gruppenchat rutscht so etwas in einer Stunde nach oben weg, und hinterher hat es niemand gesehen.
Unter „Aktuelles" veröffentlicht die Leitung eine Ankündigung und kann eine Lesebestätigung verlangen. Sie sieht dann, wer bestätigt hat und bei wem sie nachfragen muss. Mitarbeitende können antworten, und für einfache Fragen gibt es Abstimmungen: Wer kommt zum Teamtag, welcher Termin passt.
Gute Einarbeitung hängt bei vielen Trägern daran, ob die eine Kollegin gerade da ist, die weiß, woran man denken muss. Ist sie krank, fehlt am dritten Tag der Schlüssel und in der dritten Woche die Belehrung.
Im Intranet legen Sie Einarbeitungslisten an, geordnet nach Themen. Jede neue Kraft hat ihre eigene Liste mit eigenem Stand, und die Leitung sieht, was noch offen ist. Das Team-Verzeichnis zeigt, wer in welchem Haus arbeitet und wie man die Person erreicht. Abwesenheit und Krankheit melden Mitarbeitende über ein Formular statt über drei verschiedene Wege.
Vom ersten Handbuchkapitel bis zur Lesebestätigung.
Die Leitung lädt selbst ein, Passwort per Mail oder Anmeldung mit dem dienstlichen Microsoft-365-Konto.
In Bereiche gegliedert, durchsuchbar. Ändert sich eine Regelung, lesen ab dem Moment alle dieselbe Fassung.
Die Leitung sieht, wer bestätigt hat und bei wem sie nachfragen muss. Abstimmungen für einfache Fragen.
Eigene Liste mit eigenem Stand. Die Leitung sieht, was noch offen ist.
Lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen, ohne App-Store. Abwesenheit meldet man per Formular.
Neue Mitarbeitende lädt die Leitung selbst ein, sie setzen ihr Passwort per Mail. Wer im Träger ohnehin Microsoft 365 nutzt, kann stattdessen die Anmeldung mit dem dienstlichen Konto einschalten. Dann gibt es kein weiteres Passwort, das jemand vergisst. Die Einrichtung macht Ihre IT einmalig, wir liefern die Anleitung dazu.
Zwei Dinge sagen wir dazu, bevor Sie fragen. Erstens: Scheidet jemand aus, entfernen Sie den Haken „Aktiv" auch im Intranet, das wirkt sofort. Das Sperren des Microsoft-Kontos allein greift im Intranet erst mit bis zu sieben Tagen Verzögerung. Zweitens: Ein Leitungskonto sollte immer ein Passwort behalten, als Notausgang, falls bei Microsoft einmal etwas klemmt.
Das Intranet hat keinen Chat und keine Direktnachrichten. Es ersetzt nicht die schnelle Frage an die Kollegin, sondern den Ort, an dem Verbindliches steht. Wer vor allem chatten will, ist mit einem Messenger besser bedient.
Es plant keine Dienste und erfasst keine Arbeitszeit. Dafür gibt es eigene Programme, die das gründlicher können, und wir bauen sie nicht nach. Ein Handbuch schreibt sich auch mit dem besten System nicht von selbst: Wenn bei Ihnen niemand ist, der die Inhalte pflegt, raten wir Ihnen vom Intranet ab. Ein leerer interner Bereich ist schlechter als keiner.
Ein Hinweis für kirchliche Träger: Die Datenschutzaufsicht der EKD sieht Microsoft-365-Dienste kritisch. Das Intranet läuft vollständig ohne die Microsoft-Anmeldung. Ob Sie sie nutzen, klären Sie bitte vorher mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
5.500 €
einmalig für den Aufbau, netto; gemeinnützige Träger 4.400 €
189 €
im Monat mit einer Stunde Betreuung; Staffel nach Einrichtungen, nicht nach Köpfen
12 Monate
Startlaufzeit, danach monatlich kündbar mit einem Monat Frist
auch allein
neben einer bestehenden Website unter eigener Adresse Ihrer Domain, gleicher Preis
Vier Einrichtungen, ein Handbuch im Intranet statt in drei Ordnern in drei Häusern.